4 dicas para organizar um evento de sucesso
Organizar um evento não é uma tarefa fácil e exige uma série de cuidados. Pequenos descuidos podem gerar eventos desastrosos. Porém, algumas simples atitudes garantem o sucesso do seu evento. Confira as dicas que a Jukebox Digital selecionou para você organizar um evento inesquecível.
1- Defina o conceito do evento
A definição do conceito do evento influi diversos outros tópicos como a contratação de fornecedores, por exemplo. Determine quem é o público-alvo e quais serão as temáticas abordadas. As músicas tocadas durante uma festa de casamento são bem diferentes do que as de uma festa de boteco, que são o oposto das de um jantar de negócios. Portanto, devemos pensar primeiro se é um evento particular ou um evento corporativo. A definição do conceito é essencial para evitar gafes.
2- Crie um cronograma para organizar um evento
Depois de definir o conceito do evento que será planejado, crie um cronograma e estabeleça prazos. Cada ação feita em função do evento deverá ser agendada. É importante estabelecer metas e datas para não deixar tudo em cima da hora e correr riscos. Não se esqueça de anotar os prazos que foram definidos junto com os fornecedores, dessa forma, você poderá cobrar em caso de atraso.
3- Comunique-se
O organizador do evento deve comunicar-se claramente com todos os envolvidos no processo. Para que não haja nenhum problema na hora de organizar um evento, todas as informações devem ser repassadas. Lembre-se de anotar em uma agenda tudo o que foi dito. Passar as instruções do que deve ser feito por e-mail é uma boa forma de comunicação, pois permite que o organizador lembre-se do foi dito e possibilita que o trabalho seja cobrado em caso de atraso. Além disso, esteja disponível para atender todos os envolvidos em organizar um evento durante o período de elaboração, eles podem ter dúvidas sobre alguns processos ou sugerir soluções.
4- Agrade seus convidados
O sucesso do seu evento depende diretamente da reação dos convidados. É extremamente difícil organizar um evento que atenda aos gostos de todos, porém, certas medidas podem ser tomadas a fim de garantir que a maioria das pessoas fale bem do seu evento. Em relação ao buffet, evite servir coisas muito específicas como comida japonesa ou mexicana. Caso queira servir culinárias mais diferentes, considere complementar com algo que seja mais fácil de agradar. As músicas tocadas durante a festa também influenciam a percepção dos convidados em relação ao evento. Procure definir as músicas de acordo com o conceito. Nesse caso, recomendamos o aluguel de jukebox, pois, dessa forma, os convidados poderão escolher eles mesmos o que ouvir.
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